Zählst du auch zu den Menschen, denen der Papierkram für das Finanzamt ein Gräuel ist? Man ist Existenzgründer, um seinen eigenen Weg zu gehen. Und plötzlich ist man gezwungen, sich intensiv mit Dingen zu beschäftigen, die einem zutiefst zuwider sind, wie z.B. Buchführung.

Freunde von mir sind Steuerberater. Sie haben mir nach ein paar Gläsern Wein erzählt, wie sich dieser Widerwille bei einigen ihrer Mandanten ausdrückt. Auf ihrem Schreibtisch landet z.B. Papier in Schuhkartons und Plastiktüten, lose Steuerunterlagen werden unter dem Arm hereingetragen, eine wilde Mischung aus Geschäftspost, Werbezetteln, Rechnungen und Quittungen wird präsentiert, wichtige Unterlagen fehlen, oder es kommt gar nichts.

Wer schludert, zahlt!

Die Folgen für die steuerpflichtigen Unternehmer sind immer dieselben: Das Prozedere beim Steuerberater wird teurer, weil seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Arbeitszeit einsetzen, um Ordnung ins Chaos zu bringen.
Wird einfach keine Steuererklärung eingereicht, schätzt das Finanzamt den Umsatz und legt eine Steuerschuld fest. Das ist auch nicht angenehm, wenn es so gar nicht zu den realen Zahlen passt. Andere Versäumnisse werden mit Geldstrafen belegt. Aufgepasst, welche Zahlungstermine fällig sind!

Wer seinen Laden nicht in Schuss hält, zahlt also drauf. Vielen Papierkram-Muffeln tut das finanziell weh. Es schmerzt jedoch nicht genug, um das eigene Verhalten zu ändern. Ich kann das gut verstehen, denn meine Schmerzgrenze, um mich zu unangenehmen Tätigkeiten aufzuraffen, liegt auch ziemlich hoch. Es gibt jedoch gute Gründe, seine Steuerunterlagen in Schuss zu halten.

Das solltest du als Gründer wissen!

Bereits vor der Gründung ist es wichtig, alle Ausgabenbelege zu sammeln, denn du kannst sie später als Betriebsausgaben auf der Kostenseite geltend machen.
Welche Art von Buchführung du durchführen musst, hängt von der Unternehmensgröße und der Rechtsform ab, die du wählst.

Eine Buchführungspflicht haben:
● Kaufleute
● Gewerbliche Unternehmen mit Umsätzen von mehr als 600.000 Euro im Kalenderjahr oder Gewinn von mehr als 60.000 Euro sowie Kapitalgesellschaften (GmbH und AG).

Keine Buchführungspflicht haben:
● Freiberufler
● Nicht-Kaufleute (einfach strukturiertes Handelsgewerbe und das Kleingewerbe anmelden)
● Land- und Forstwirte, die keine Kaufleute sind.

Nach der Anmeldung des Unternehmens bekommst du einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung vom Finanzamt. Achtung! Hier legst du wichtige Eckdaten fest, z.B.
● ob du gewerblich oder freiberuflich tätig wirst,
● ob du im Handelsregister eingetragen werden willst (dann wirst du grundsätzlich buchführungspflichtig!),
● welchen Umsatz du für das laufende und kommende Jahr planst (darauf beruht dann die Höhe der Vorauszahlungen für Einkommensteuer und Gewerbesteuer).
● Außerdem legst du fest, ob du die Einnahme-Überschuss-Rechnung (für nicht Buchführungspflichtige) oder die Bilanzierung (für Buchführungspflichtige) durchführen wirst.
● Hinzu kommen Angaben zur voraussichtlich abzuführenden Lohnsteuer, falls du Mitarbeiter beschäftigen willst.
● Beim nächsten Punkt geht es um die Umsatzsteuer. Schätzt du deinen Umsatz im ersten Geschäftsjahr auf weniger als 17.500 Euro und im Folgejahr auf weniger als 50.000 Euro ein, kannst du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Du musst dann auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen, kannst allerdings bei deinen Ausgaben auch keine Umsatzsteuer abziehen.
● Mit der Antwort zur Frage nach Soll- oder Ist-Versteuerung der Entgelte entscheidest du, ob deine Umsatzsteuer-Einnahmen sofort nach Rechnungsstellung oder erst nach Zahlungseingang abgeführt werden sollen. Wenn du die Voraussetzungen erfüllst, wähl deshalb die Ist-Versteuerung.
● Zuletzt geht es um die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Hast du keine, kannst du nicht umsatzsteuerfrei ins Ausland liefern oder Rechnungen begleichen.

Wer sich unsicher ist, ob er die richtigen Entscheidungen treffen kann, sollte sich unbedingt fachliche Unterstützung beim Ausfüllen suchen!

Arten der Buchhaltung

Bei der einfachen Buchhaltung werden per Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) die Einnahmen und Ausgaben in Konten erfasst.

In der doppelten Buchführung werden alle Zahlungen auf mehrere Konten gebucht. Jede Branche verfügt über ein systematisches Buchungsverzeichnis, den Kontenrahmen. Auf diesen beziehen sich die einzurichtenden Kontenklassen und –gruppen. Obligatorisch sind ein Jahresabschluss und die Gewinn- und Verlustrechnung. Dafür sind professionelle Kenntnisse nötig. Hast du eine Kapitalgesellschaft mit hohem Umsatz und mehr als 50 Mitarbeitern gegründet, muss der Jahresabschluss zusätzlich von einem Wirtschaftsprüfer kontrolliert werden.

In die einfache Buchhaltung kannst du dich einarbeiten. Es gibt Buchhaltungsprogramme, die recht einfach zu bedienen sind. Frag andere Unternehmer/Freiberufler, die schon Erfahrungen damit gesammelt haben. Du kannst aber auch deine Unterlagen vorbereiten und zum Steuerberater deines Vertrauens tragen.

Wer sich ohne Vorkenntnisse in die doppelte Buchführung einarbeiten will, ist ambitioniert. Hast du dazu wirklich Zeit? Ein interner oder externer Buchhalter/Steuerberater ist die sicherere Wahl.

Ein paar simple Tipps, es sich leichter und preiswerter zu machen:

● Gibst du deine Steuerunterlagen aus dem Haus, hefte die an der linken Längsseite gelochten Unterlagen nach Einnahmen und Ausgaben getrennt, alphabetisch oder chronologisch sortiert, ohne Klarsichthüllen, Büroklammern oder Heftklammern in einem Ordner ab.
● Kopiere Kassenzettel von Tankstelle, Post oder aus Geschäften, die auf Thermopapier gedruckt sind. Am Ende des Jahres sind sie kaum noch lesbar.
● Lass dir erklären, welche Unterlagen wirklich benötigt werden. Geschäftskorrespondenz hat nichts in diesen Unterlagen zu suchen. Außerdem sollten deine Unterlagen vollständig sein.
● Ändern sich feste Zahlungen wie Miete, Versicherung oder Kredit, füge eine Kopie mit dem neuen Betrag hinzu.
● Trenn grundsätzlich dein Privat- und dein Geschäftskonto, sonst müssen deine privaten Kosten, die vom Unternehmenskonto abgehen, mit verbucht werden.
● Mach dich kundig, welche Ausgaben du definitiv absetzen kannst. Wirst du vom Finanzamt geprüft, werden auch Belege für „Geschäftsessen“ usw. unter die Lupe genommen. Das kann übel ausgehen, wenn da geschummelt wurde…
● In den ersten Jahren meiner nebenberuflichen Selbstständigkeit habe ich die Einnahme- Überschussrechnung genutzt. Um nicht kurz vor Ultimo beim Finanzamt die ganze Wohnung nach Steuerunterlagen durchsuchen zu müssen, habe ich einen Jahresordner angelegt und alles nach Eingang abgeheftet. Den musste ich dann nur sortieren, wie oben beschrieben. Das System war so einfach, dass ich es sogar gegen meinen Widerwillen umgesetzt habe.

Die gute Seite der Buchführung

Egal, welche Variante der Buchhaltung du durchführen musst. Die Buchhaltung ist nicht nur ein Quell des Ärgers. Wenn du wirklich wissen willst, wo du geschäftlich stehst, geben dir die Zahlen Auskunft über Erfolg und Misserfolg. Möchtest du investieren und brauchst einen Kredit, wird die Bank deine Zahlen sehen wollen. Selbst bei der einfachen Einnahme- und Ausgabenübersicht wird schnell klar, ob du dir Investitionen überhaupt leisten kannst. Willst du dich professionell um das Wohl und die Entwicklung deines Business kümmern, musst du dich auf die Buchhaltung einlassen. Trainier dich um. Sieh deine Zahlen als Ansporn, noch besser zu werden.

Viele Existenzgründer scheitern an finanzieller Fehlplanung. Das hat auch damit zu tun, dass die Buchhaltung nicht zu ihren Kernkompetenzen gehört. Es gibt tatsächlich Unternehmer, die nicht an ihre Steuerschuld denken und keine Rücklagen dafür bilden. Kommt dann der Bescheid vom Finanzamt, ist die Not groß. Ähnliches kann mit der Gewerbesteuer passieren, doch das Thema sprengt diesen Rahmen.

Statt alles können zu wollen, ist es sinnvoller, sich einen fachlichen Überblick anzueignen und/oder auf einen Profi zu bauen. Doch Vorsicht. Auch Steuerberater sind nicht perfekte, sondern fehlbare Menschen. Du musst dir unbedingt ansehen, was zum Finanzamt gehen soll und so lange fragen, bis du es verstehst. Blindes Vertrauen ist nicht angebracht, denn du willst die Verantwortung für dein Unternehmen tragen. Und darüber hinaus lernst du mit der Zeit, worauf es ankommt.

Hat dich der Artikel auf das Thema Finanzen neugierig gemacht? In meinem E-Book „Finanzielle Bildung“ findest du weitere Anregungen. Lade es dir einfach kostenlos herunter!

Herzlichst

Mike Warmeling