Delegieren – was ist es, warum ist es so wichtig und welche Tipps habe ich für Dich?
Beim Delegieren überträgt man, laut Definition, Aufgaben, Verantwortung sowie Kompetenzen an Mitarbeiter, Freunde, Familienmitglieder oder sonstige Personen. Vor allem im Berufsleben ist Delegation wichtig, wobei es nur die wenigsten wirklich erfolgreich machen oder können. Das hat unterschiedliche Gründe, wie beispielsweise Selbstüberschätzung oder Unsicherheit und mangelndes Vertrauen in die Kollegen.
Oftmals hat man einfach zu viel Angst, dass der Kollege das Ergebnis verhaut und man dadurch der Miesepeter ist. Man selbst hat dann ja etwas falsch gemacht, was eigentlich gar nicht stimmt. Allerdings ist so ein Mensch fast immer durchgehend gestresst und hat nur sehr wenig Freizeit.
Schaut man sich wirklich erfolgreiche Unternehmer und Unternehmen an, dann erkennt man, dass die Führungskräfte sehr gut delegieren können. Schließlich haben diese dadurch mehr Freiraum für wirklich wichtige Aufgabenstellungen wie beispielsweise die Strategie-Erarbeitung. Einige geben Arbeitsaufträge aber besonders gerne ab, da sie so auch vor Fehlern geschützt werden. Die Verantwortlichkeit liegt nicht mehr bei einem.
Deswegen wollen wir uns in diesem Ratgeber-Artikel der Delegierung etwas genauer widmen.
Warum solltest Du unbedingt delegieren erlernen?
Wir müssen Arbeitsaufträge weitergeben und delegieren, was zwei einfache Gründe hat:
- Du kannst nicht alles gleichzeitig erledigen.
- In gewissen Bereichen bist Du stärker als in anderen.
Das grundlegende Problem, was ich immer wieder erkenne, ist, dass sich viele Menschen für zu wichtig nehmen. Nur sie könne die Herausforderung zufriedenstellend meistern, wobei es sicherlich auch Mitarbeiter im Team gibt, die ebenso kompetent sind. Nur weil man auf einem Gebiet besonders stark ist, heißt es nicht, dass man seine Erkenntnis auf alle anderen Gebiete übertragen kann.
Eine Führungskraft, die häufig delegiert, sollte deswegen das Übertragen einer Aufgabe erlernen und nicht davon ausgehen, dass nur sie alles Wissen für dieses Projekt oder diese Arbeit besitzt. Natürlich ist eine gewisse Prüfung des Mitarbeiters in Ordnung und vernünftig, aber Vorgesetzte sollten immer jede Möglichkeit nutzen, um im Management aktiv mitzuwirken.
Angenommen, Du würdest jeden Arbeitsauftrag übernehmen und versuchen ihn eigenständig zu bearbeiten. Was passiert mit den wirklich wichtigen Dingen? Diese vergisst Du einfach beziehungsweise schiebst Du immer weiter vor Dir her. Ein optimales Zeitmanagement ist das nicht. Hierzu habe ich auch einen Artikel verfasst. Das Eisenhower Prinzip kann Dir nämlich Abhilfe schaffen.
Die Antwort auf die obenstehende Frage lautet: delegieren ermöglicht, dass Du effizienter und effektiver arbeitest. Darüber hinaus gibt es noch weitere Vorteile:
- Du hast weniger Stress und trainierst Deine Führungskompetenzen.
- Da Du Dich auf einige Herausforderungen fokussierst, werden diese besser erledigt.
- Spezialisten übernehmen Aufgaben und erledigen diese besser als Du.
- Die Motivation Deiner Beiträger steigt, da diese mehr Verantwortung besitzen.
Was brauchst Du, um delegieren zu können bzw. es zu lernen?
Oftmals ist es hier auch ein Ego-Problem. Denn kein Chef möchte sich überflüssig machen. Allerdings musst Du auch immer an die Firma als Ganzes denken und nicht nur an Dich. Ebenso erkennen die Gesellschafter, dass Du die Führung effektiv übernimmst und auch sinnvoll delegierst. Deswegen musst Du auch an Deiner Persönlichkeit arbeiten. Denn Du brauchst Mut und Stärke, anderen den Ruhm zu überlassen, wenn diese eine Aufgabenstellung erfolgreich gelöst haben.
Ich spreche mit vielen Führungskräften und das Problem kommt immer wieder auf. Die unterschiedlichen Motive hinter der Unfähigkeit sehen gänzlich unterschiedlich aus. Wie bereits angesprochen, ist ein Punkt, dass Chefs Angst haben, sie würden sich selbst ersetzen.
Des Weiteren gehen viele Führungspersonen davon aus, dass das Resultat der Angestellten schlechter ist, wobei diese sich deutlich besser konzentrieren können und wahrscheinlich auch noch Spezialisten auf dem Gebiet sind.
Auch die Kontrolle und die anfängliche Investition in Erklärung spielen eine große Rolle. Du besitzt viel mehr Durchsicht, wenn Du Tasks abgibst und sie von anderen erledigen lässt. Natürlich solltest Du Dir Zwischenergebnisse vorzeigen lassen. Dadurch kannst Du den Prozess besser kontrollieren und rechtzeitig interveniere, sollte etwas schiefgehen.
Ferner ist es ganz normal, dass man anfangs etwas erklären muss. Danach kann der Mensch es aber eigenständig machen, sodass man wirklich nur von einer anfänglichen Investition spricht. Ich erkenne in solchen Gesprächen immer, dass es einfach nur Ausreden sind. Allerdings helfen Ausreden niemanden weiter.
In sehr privaten und direkten Gesprächen versuche ich, diese Fehldenkweise zu löschen und umzukrempeln. Jedoch bringt die Theorie nichts, wenn man es in der Praxis nicht umsetzt. Natürlich kann es mal fehlschlagen und man bereut seine Entscheidung, aber daraus lernt man. Reflektiere Dein Verhalten, denn nur Du allein hast die Schuld daran. Hast Du zu schlecht erklärt? Hast Du das falsche Individuum dafür ausgesucht? All solche Dinge solltest Du hinterfragen.
Nein sagen ist wichtig! Ansonsten Unzufriedenheit mit dir selbst
Damit Du nicht überfordert bist, da ständig Kollegen hereinkommen und fragen, ob Du mal eben schnell was erledigen kannst und Dir dann Arbeitsaufträge zuweisen, musst Du lernen, „Nein“ zu sagen. Das ist gar nicht so einfach, da man weder unhöflich sein und sein Können unter Beweis stellen möchte.
Allerdings übernimmst Du Dich sehr schnell und dies gilt es zu vermeiden. Delegiere, was zu delegieren ist und sage ansonsten ganz nett „Nein“. Du kannst auch auf kompetente Angestellte hinweisen, die die Dinge am besten erledigen können. In der Praxis könntest Du folgendes sagen:
„Es tut mir leid, aber ich habe schon sehr viel zu tun. Allerdings kenne ich einen Angestellten, der dieses Thema besonders gut beherrscht. Frage doch einfach mal Frau XY/Herrn XY.“
Solltest Du niemanden kennen, dann ist das auch in Ordnung. Gebe ihm einfach alle Informationen, warum Du die Sache gerade nicht erledigen kannst. Normalerweise versteht er/sie es dann und lässt Dich auch wieder schleunigst in Ruhe, sodass Du konzentriert weiterarbeiten kannst. Sofern Du eben nicht abgibst, kann dies schnell zu einer Unzufriedenheit mit sich selbst führen.
Richtig delegieren an Mitarbeiter durch klare Kommunikation
In solchen Gesprächen, die ich öfter führe, versuche ich es nun in der Theorie zu vermitteln. Für den Anfang kann man sich daraus eine Checkliste machen, damit man wirklich alle Punkte und Aspekte abdeckt. Ich möchte hier nicht sagen, dass es selten vorkommt, dass jemand nicht delegieren kann. Es ist eher der Regelfall.
Denn ein Start-Up wird plötzlich größer und es kommt Personal hinzu. Vorher hat der Einzelunternehmer alles einzeln erledigt und muss nun Dinge überreichen. Aber auch neue Mithelfer, die in hohen Positionen einsteigen, müssen ab dem ersten Tag delegieren. Das machen diese aber eher ungern, da sie nicht als unfreundlich wahrgenommen werden möchten.
Solltest Du neu sein, dann hilft immer ein vorab klärendes Gespräch. Spreche über die Stärken und Schwächen Deines Teams und überlege Dir, wer welche Dinge übernehmen kann. Als Team kommt man immer besser voran als alleine.
Für das Start-Up ist es auch ein wichtiger Aspekt bezüglich Mitarbeiterbindung. Wenn man gerade erst gemeinsam ein Produkt oder eine Dienstleistung aufbaut, braucht man ein Team, mit dem man langfristig planen kann. Alles andere wäre ineffizient und nicht effektiv.
Routineaufgaben sorgen schnell für sehr viel Langeweile. Das wirkt sich dann nach kürzester Dauer auf die Motivation aus, sodass man die Arbeitsstelle nur noch ungern aufsucht. Sofern Du wichtige Arbeitsaufträge übergibst, zeigst Du Wertschätzung. Das motiviert einen stark und erhöht die Identität mit dem Arbeitgeber.
Bevor Du mit der Einweisung beginnst, solltest Du Dir gewisse Dinge beantworten. Denn ein exaktes Briefing ist besonders wichtig. Da einem der zeitliche Freiraum fehlt, vergisst man das oftmals, sodass es einen dann nicht verwundern darf, wenn die Aufgaben nicht, wie gewünscht, erfüllt werden. Auch ein kurzes Briefing zwischen Tür und Angel ist nicht hilfreich. Klare Anweisung und eine grobe Vorstellung, wie das Endergebnis aussehen sollte, ist das Minimum.
Oftmals bemerkt man hier die fehlerhafte Kommunikation. Es ist egal, was Du meinst. Wichtig ist, was beim Gegenüber ankommt. Missverständnisse gilt es zu meiden. Deswegen solltest Du nach Deinem Briefing die wichtigsten Informationen wiederholen lassen, um zu schauen, ob alles wirklich verstanden wurde.
Checkliste für eine erfolgreiche Delegation – 4 Stufen Modell
Bevor Du es aktiv angehst, solltest Du Dir die folgenden vier Dinge beantworten:
- Wie lange dauert die Einarbeitung des Mitarbeiters?
- Was genau soll er machen?
- Wer soll es erledigen?
- Wie viel soll vom Projekt übergeben werden? Sollen nur Teile abkommandiert werden oder gleich das komplette Vorhaben?
Nachdem Du Dir hierzu Deine Gedanken gemacht hast, kannst Du es auch viel besser einschätzen. Nun musst Du nur noch den richtigen Kollegen finden, der zuverlässig und kompetent ist.
Nun musst Du 4 Stufen durchlaufen, um langfristig ideale Ergebnisse und Ziele zu erreichen. In der ersten Stufe erhält der Kollege exakte Anweisungen, die er genauso umsetzen soll. Er muss sich nicht selbst Dinge überlegen, sondern erhält klare Anweisungen. Oftmals sind diese Tasks besonders einfach.
Auf der zweiten Ebene muss der Kollege dann bereits eingearbeitet werden und selbstständig mitdenken. Hier kann er seine eigenen Ideen äußern und hat nicht allzu klare Anweisungen bekommen. Deswegen hängt die zweite auch oftmals mit der dritten Ebene sehr eng zusammen.
Denn hier ist der Kollege in dem Themengebiet deutlich sicherer und kann komplette Alternativlösungen vorzeigen und vorstellen. Seine Gründe kann er belegen und beweisen und sinnvoll argumentieren.
Auf der vierten Ebene muss man dann die Entscheidung gänzlich abgeben. Er muss Dir jedoch sein Vorgehen im Voraus erörtern. Jedoch ist das Idealziel die letzte Rangstufe. Hier müsste sein Vorgehen nicht einmal mehr kontrolliert werden. Er hat sich mehrmals bewiesen und besitzt Deinen vollstes Vertrauen. Lediglich das Endergebnis muss er Dir vorstellen.
Kann das jeder Angestellte?
Hier lautet die Antwort leider nein. Es gibt A-, B- und C-Kollegen. Was die A-Mitarbeiter auszeichnet, ist, dass diese Gewissensschuld übernehmen und den Betrieb auch wirklich voranbringen möchten. B-Angestellte machen, was A-Mitarbeiter sagen und ziehen mit, verbreiten allerdings auch schlechte Stimmung, da sie eher Bremsen sind.
C-Mitarbeiter übernehmen gar keine Befugnis und sind wie ein Klotz Beton am Bein. Das Problem was hier entsteht, ist, dass C- und B-Mitarbeiter die A-Mitarbeiter vergraulen. Beispielsweise sind B-Menschen nicht so belastungsfähig und eigenständig wie eine A-Person.
Folglich musst Du auch beim Delegieren ganz individuell auf die Kollegen und Angestellten eingehen. Einige erreichen vielleicht nur die zweite oder dritte Rangstufe, wobei andere hingegen in kürzester Zeit die fünfte Ebene erreichen.
Was lässt sich prinzipiell weitergeben und was solltest Du auf jeden Fall abgeben?
Hier hilft Dir die Eisenhower Matrix wieder weiter. Da ich dazu schon einen Artikel verfasst habe, möchte ich darauf gar nicht weiter eingehen und die Hintergründe erläutern. Allerdings ist es wichtig, dass Du schon mal davon gehört hast oder diese auch eigenständig umsetzt.
Grundlegend hat Eisenhower seine To-Dos in unterschiedliche Kategorien aufgeteilt. Er hat sich immer die Frage gestellt, was ist wichtig und was ist dringend. Die dringenden, aber unwichtigen Aufgabenstellungen hat er dann sofort weitergeben.
Unwichtige und nicht dringende Tasks hat er in den Papierkorb gelegt und sich diesen gar nicht gewidmet. Die wichtigen und nicht eiligen Dinge hat er terminiert. Das bedeutet, dass sie täglich zu einem gewissen Stück abgearbeitet werden. Das Problem hierbei ist, dass solche Dinge ansonsten immer aufgeschoben werden, da sie ja nicht eilig sind.
Hierbei geht es beispielsweise um Deine Gesundheit, langfristige Projekte, Strategieplanungen oder ähnliches.
Letztlich bleiben noch die wichtigen und eiligen Aufgaben, die Du immer noch selbst erledigen musst. Teilweise sind es Tasks, die auch nur Du erledigen kannst. Wenn Du selbstständig bist, kannst Du das schlecht übertragen. Vielleicht kannst Du irgendwann einen Geschäftsführer anstellen, der die Dinge dann für dich in die Hand nimmt. Jedoch gibt es selbst dann Dinge, die nur Du erledigen kannst.
Jedoch kann man in solchen Fällen Outsourcing betreiben. Routinetätigkeiten, die einfach nur zeitraubend sind, sollten sofort abgegeben werden. Hier gibt es viele Dienstleister, die es einfach übernehmen und auch zuverlässig sind. Ebenso sind es oftmals Spezialisten, die sich mit Buchführung, Steuererklärung oder anderen Dingen deutlich besser auskennen.
Wenn Du einen deutlich höheren Stundenlohn hast, dann kannst Du es Dir ganz einfach leisten und bist dadurch deutlich produktiver und effektiver.
Top 3 Irrtümer bei der Aufgabenabgabe
In meinen Gesprächen gibt es auch immer wieder Leute, die bereits delegieren, aber hierbei noch essentielle Inkorrektheiten machen. Normalerweise sollte die Motivation der Angestellten dadurch gehoben werden, aber es kommt auch oftmals vor, dass sie in kürzester Zeit am Nullpunkt angekommen ist. Ich frage dann immer, wie überhaupt delegiert wurde. Die drei folgenden Fehler erkenne ich immer wieder:
- Zu viel einmischen: Du musst auf ihm oder ihr bauen. Ansonsten symbolisiert ein zu häufiges Einmischen, dass Du ihr nicht ganz vertraust. Zeige, dass Du ihr/ihm vertraust.
- Kein exaktes Briefing: Missverständnisse und Unklarheiten müssen im Voraus geklärt werden. Ansonsten könnte das Ziel nicht erreicht werden, beziehungsweise nicht so erreicht werden, wie Du es Dir vorstellst.
- Zu wenig Überprüfung: Das ist auch nicht zufriedenstellend. Ansonsten ist es nicht möglich, die Projektteilnehmer allesamt zu würdigen. Wenn es einen Projektleiter gab, soll nicht nur dieser gelobt werden, sondern die gesamten Projektteilnehmer.
Abschließende Worte
Abschließend möchte ich festhalten, dass diese Fähigkeit nicht nur im Unternehmertum sehr wichtig ist, sondern auch im Angestelltenverhältnis. Gerne unterstütze ich Dich dabei. Hierfür musst Du nur Kontakt zu mir aufnehmen. Schreibe mir eine Mail oder kontaktiere mich in Instagram.