Möchtest du wissen, wie du durch einen ganz einfachen Trick deine Produktivität steigern kannst?
Der absolut produktivste Tag im ganzen Jahr ist der Tag vor Urlaubsbeginn. Wenn ich mir ein paar Tage frei nehme, um mit meiner Familie ans Meer zu fahren, versuche ich vorab im Büro alles nötige zu erledigen. Trotz bester Planung tauchen garantiert noch zahlreiche Aufgaben auf, die nicht auf meinem Terminplan stehen. Ich rotiere auf Hochtouren, damit die wichtigsten Dinge erledigt oder auf den Weg gebracht sind. Natürlich möchte ich im Urlaub abschalten und nicht an Dinge denken, die in meiner Abwesenheit „anbrennen“ könnten. Morgens zweifele ich noch, ob das zu schaffen ist. Aber abends ist immer alles soweit erledigt, dass ich beruhigt die Bürotür hinter mir abschließen kann.
Zeit optimal nutzen
Es ist erstaunlich, wie viel man abarbeiten kann, wenn man sich eine Deadline setzt. Das funktioniert nur, wenn man sich auf diese Aufgaben konzentriert, alles Ablenkende ausschaltet, Prioritäten setzt und effizient vorgeht.
Es muss noch eine Entscheidung getroffen werden? Welche Informationen liegen vor? Ok, 4 Faktoren pro, 2 Faktoren kontra, die negativen Aspekte können uns nicht schaden, also machen wir es.
Dein alter Freund ruft an und möchte ein Schwätzchen halten? „Sorry, Matthias, bei mir brennt gerade die Hütte, ich melde mich nach dem Urlaub bei dir.“
Die 450-Euro-Kraft möchte über das Ablagesystem diskutieren? Frau Meyer, am 5. setzen wir uns um 9.30 Uhr zusammen und besprechen das in Ruhe.
Der Arbeitstag verläuft erstaunlich produktiv, wenn ich mich vormittags so konsequent auf die Erledigung meiner Aufgaben fokussiere. Das liegt zweifellos daran, dass ich meine zur Verfügung stehende Zeit optimal nutze. Warum kann nicht jeder Arbeitstag so verlaufen?
Die Deadline macht‘s
Nun kommt der Trick: Ich tue einfach so, als wäre jeder Vormittag so ein „letzter Tag vor dem Urlaub“. Als Routine kurz vor Feierabend lege ich fest, welche Aufgaben am kommenden Tag oberste Priorität haben. Diese Aufgaben muss ich dann am kommenden Tag bis 12.30 Uhr erledigt haben. Am Morgen schaue ich kurz meine E-Mails durch und bespreche mich mit meinem Team. Aber danach geht es hochkonzentriert zur Sache.
Ohne diese Deadline lasse ich mich leicht ablenken, gehe auf unwichtige Dinge ein oder beschäftige mich ausgiebig mit Aufgaben, die höchstens Priorität C haben. Damit schiebe ich die wirklich wichtigen Dinge vor mir her. Irgendwann wird es dann richtig stressig…
Der Trick nimmt Druck raus
Der Trick mit der Deadline funktioniert. Priorität A wird konsequent bearbeitet. Alles, was sonst noch an Arbeit anfällt, lässt sich bequem am Nachmittag erledigen. Der Witz an der Sache: Der größte Druck ist schon raus, weil ich die wichtigsten Dinge bereits am Vormittag von meiner Liste abgehakt habe.
Versuch es selber mal! Mach dir kurz vor dem Feierabend einen Plan. Stell dir einfach vor, du hast am kommenden Nachmittag eine Fortbildung oder einen Termin außer Haus. Du musst entscheiden, was du mittags erledigt haben willst. Morgen checkst du kurz deine E-Mails und gibst dann richtig Gas, damit das Wichtigste bis mittags vom Tisch kommt.
Du wirst feststellen, dass dich dieser Trick auf Dauer entlastet. Du erhöhst deine Produktivität, bist aber gleichzeitig entspannter. Denn du setzt deine Prioritäten, arbeitest effizienter und stehst weniger unter Druck.
Mike Warmeling