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Eisenhower-Prinzip: Richtig Prioritäten setzen

Eisenhower Prinzip

Viele fragen sich, was ist das Eisenhower-Prinzip? Wie kann ich dadurch profitieren und meine Aufgaben richtig priorisieren? Und klappt das eigentlich wirklich? All diese Unklarheiten möchte ich Dir heute in diesem Artikel nehmen. Es geht nämlich um die Methoden, die der US-amerikanische Präsident Dwight D. Eisenhower entwickelt hat. Anhand unterschiedlicher Kriterien bewertete er Problematiken und Angelegenheiten, wodurch er ein optimales Zeitmanagement hatte.

Grundlegend möchte ich Dir hier bereits vorwegnehmen, dass das Prinzip an sich gut durchdacht ist. Allerdings wird es auch im Bereich Zeitmanagement immer wieder stärker kritisiert. Schließlich kategorisiert man Aufgaben auch in „dringend“, wobei das eigentlich vermieden werden soll.

Deswegen gilt das Kriterium Wichtigkeit nun eher vor Dringlichkeit. Jedoch hat man hier das Problem, dass bedeutsame Aufgaben kaum eilig und eilige kaum wichtig sind. Nichtsdestotrotz sind die Gitterstruktur und die Methode effektiv, um strukturierter zu leben und zu arbeiten.

Prioritäten verteilen und vom Eisenhower-Prinzip profitieren

In immer mehr Unternehmen ist es besonders wichtig, dass gewisse Dinge einfach schnellstmöglich bearbeitet werden. Das gilt nicht nur für Aufgaben, sondern auch für innermenschliche Beziehungen. Wir werden immer ungeduldiger und wollen alles sofort. Das ist ein Grund, weshalb wir manchmal bis spät abends im Büro sitzen und Tasks von anderen Mitarbeitern übernehmen und abarbeiten.

Doch ist das wirklich richtig? Nein! Der Einzige, der in Deinem Leben Bedeutung und Vorrang gewisser Dinge setzen sollte bist Du und sonst niemand. Damit man dennoch vorankommt und auch sozial sowie hilfsbereit bleibt, kann man das Eisenhower-Prinzip anwenden.

Aus dem Pareto-Prinzip wissen wir bereits, dass 20% der Erledigungen für 80% der Ergebnisse sorgen. Hier haben wir aber das oben angesprochene Problem. In den meisten Fällen ist es so, dass die 20% nicht pressant sind, sodass wir an den 80% arbeiten, die allerdings nur 20% der Ergebnisse bringen.

Unsere langfristigen Ziele vernachlässigen wir immer mehr. Die Dinge, die viel Lebenszeit rauben und uns beruflich, persönlich oder zwischenmenschlich nicht weiterbringen, werden immer zuerst abgearbeitet, was eigentlich der falsche Weg ist. Das Problem erkannte der Präsident auch. Deswegen entwickelte er dieses Diagramm, oder auch Matrix genannt.

Solltest Du dasselbe Prinzip anwenden wollen, musst Du eines begreifen. Die wichtigen Aufgaben kommen niemals hinter den dringenden, was in der Szene heiß diskutiert wird. Jedoch werden eher die unwichtigen aufgeschoben, aber niemals die dringenden oder wichtigen. Allerdings ist es oftmals der Fall, die unwichtigen und dringenden Aufgaben zuerst abzuarbeiten. Schließlich wird die Deadline immer enger oder wir müssen in die Bearbeitung nicht besonders viel Zeit investieren.

Warum sollte man es überhaupt anwenden? Welche Vorteile hat es?

Eisenhowerprinzip

Grundlegend unterstützt Du Dich selbst, da Du festlegst, was wichtig ist und was nicht. So kannst Du viel zielgerichteter vorgehen und arbeiten. Da die Aufgaben sinnvoll strukturiert werden, kann eine sehr hohe Hebelwirkung erzielt werden. So arbeitest Du effektiv die wichtigsten Dinge zuerst ab. Schließlich ist Deine Konzentration dann noch am höchsten, sodass Du wirklich gute Resultate abliefern kannst.

Letztendlich ist das Ergebnis ein unbekanntes Maß an Erfolg. Denn erfolgreiche Personen lassen sich nicht von Belanglosigkeit ablenken. Ebenso wenig machen sich solche Leute unnötigen Stress, sondern delegieren und absolvieren Aufgabe für Aufgabe geschickt und gezielt, sodass diese mehr Freiheit und Ruhe im Leben genießen können.

Alles, was in dem Feld „wichtig“ fällt, bringt uns bei unseren Wünschen und Zielen näher. Man orientiert sich am Ziel. Bei dem Feld „zeitkritisch“ ist das anders. Die Erledigungen in dieser Kategorie benötigen unsere Aufmerksamkeit und Bearbeitung schnellstmöglich. Hier orientiert man sich an der Tätigkeit.

Wie funktioniert die Eisenhower Methode?

Die Gitterstruktur besteht aus vier Feldern. Viele sprechen deswegen auch von einer Vierfeldertafel. Um sich Prioritäten zu setzen, erstellt man sich die folgende Tabelle.

Zeitkritisch Nicht zeitkritisch
Wichtig Segment A: sofort selbst erledigen Segment B: terminieren und selbst erledigen
Nicht wichtig Segment C: An Kollegen abgeben Segment D: In den Papierkorb legen und nicht bearbeiten

Um die Eisenhower-Methode in der Praxis einsetzen zu können, geht man nun wie folgt vor. Schließlich hat man nun drei Kombinationen, die unterschiedlich zu bewerten sind.

  1. Segment D wird sofort in den Papierkorb gelegt. Hier wird nichts bearbeitet.
  2. Segment C muss delegiert werden. Viele haben Probleme damit. Auf meinem Blog oder durch ein Coaching erfahren Sie, wie Sie auch richtige Delegation durchführen können.
  3. Segment A und B müssen selbst erledigt werden, wobei zuerst A und dann B bearbeitet wird.

Eisenhower-Prinzip Beispiel

Damit Du hier noch besser beurteilen kannst, welchen Dingen Du nachgehen solltest, haben wir noch ein Praxisbeispiel für Dich. Zuerst solltest Du Dir eine Übersichtsliste – auch To-Do-Liste genannt – erstellen. Nun musst Du Dir für jeden Punkt die folgende Frage stellen: Wie wichtig und wie eilig ist es? Anschließend kategorisierst Du diese in dem Diagramm ein.

Teilweise bemerkst Du, dass Du viele Punkte streichen kannst. Anfangs mag das hart erscheinen, aber es ist wirklich möglich. Denn oftmals verschwenden wir sehr viel Lebenszeit mit unwichtigen und unnötigen Aufgaben und widmen uns den essentiellen Dingen zu selten beziehungsweise kaum.

Eine sehr bekannte und bedeutungsvolle Person in diesem Zusammenhang ist Brian Tracy. Er stellte sich immer die Frage, ob er seine Zeit bestmöglich nutzt. Wenn es eine Störung durch eine Mail gibt oder ähnliches, dann stellt er sich nur eine Frage: entfalte ich durch die Beseitigung der Störung eine Hebelwirkung? Wenn die Antwort ein „Nein“ ist, dann kümmert er sich auch nicht weiter um die Störung und ignoriert diese einfach.

Was für Aufgaben fallen in die unterschiedlichen Bereiche?

Vielleicht stellst Du Dir an dieser Stelle die Frage, was für Tasks und To-Do’s wie aufgeteilt werden. Hier kann man keine Pauschalisierungen treffen. Jeder muss es für sich selbst erlernen und die bevorstehenden Erledigungen anders beurteilen. Für den ersten Quadranten (dringender und wichtiger Bereich) kann man die folgenden Erledigungen sehen:

  • Akute Krisen und Probleme
  • Vordringliche Besprechungen, weil, zum Beispiel, Kunden plötzlich auftretende kritische Probleme haben
  • Überlastungen und -forderungen
  • Erledigungen, mit einem festen Termin

Solche Aufgaben können nur sehr wenig delegiert werden. Da das Endergebnis aber wichtig ist, solltest Du Deine Angestellten regelmäßig überprüfen und ein Statusupdate anfordern. Ansonsten könnte die Person nicht rechtzeitig fertig werden oder ein schlechtes Ergebnis abliefern.

Des Weiteren sollten diese Erledigungen bei einer moderaten Leistungsfähigkeit erledigt werden. Es ist durchaus in Ordnung, wenn Du etwas müde bist. Dann hast Du den perfekten Zeitpunkt gefunden.

Im zweiten nicht dringenden aber essentiellen Quadraten sind Aufgaben, die keinen festen Abgabetermin haben und genau hier liegt das Problem. Solche Aufgaben schieben wir gerne auf die lange Bank. Beispielsweise geht es in diesem Quadranten um persönliche Entwicklung, Freunde und Familie, Hobbys als auch um die Gesundheit.

Je mehr Du diese Aufgaben aber aufschiebst, desto mehr wachsen sie an. Irgendwann musst Du Deine Arbeitsleistung aufgrund dieser Erledigungen einschränken, da Du zum Beispiel körperliche Beschwerden hast.

Idealerweise widmen wir uns diesen Aufgaben, wenn wir am leistungsstärksten sind, da sie normalerweise besonders komplex sind. Es ist aber schwer, sich jedes Mal dafür zu motivieren. Schließlich kann man auch lieber die dringenden Erledigungen abhaken und sieht so einen sofortigen Effekt. Ein kleiner Tipp von mir: setze Dir hier sofort Deadlines und halte Dich an Deine eigenen Deadlines! Sei konsequent zu Dir selbst.

Im dritten dringende und unwichtige Aufgaben findet man unnötige Belastungen wieder, die man sofort minimieren sollte. Wenn Du es kannst, dann delegiere diese Aufgaben oder geben sie weiter. Schließlich sind es oftmals Routineaufgaben, wie beispielsweise das Prüfen von Rechnungen, Anrufe und Unterbrechungen durch Kollegen.

Im letzten Feld befinden sich folglich Aufgaben, die absolut überflüssig sind. Das sind weitergeleitete Mails, lustige Videos oder auch der Besuch eines gelangweilten Kollegen. Hier muss man aktiv gegenwirken und klar signalisieren, dass Du derzeit dafür nichts übrighast und lieber effektiv arbeiten möchtest.

Was ist die wichtigste Eigenschaft erfolgreicher Menschen?

An dieser Stelle hole ich nun mal etwas weiter aus. Grundlegend hat der Autor und Wissenschaftler E. M. Gray erkannt, dass ein sehr wichtiger Faktor für Erfolg die Fähigkeit ist, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Die meisten Lebewesen möchten solche Entscheidungen aber gar nicht fallen, sodass sie sich oftmals für gar nichts entscheiden und folglich stagnieren.

Deswegen müssen wir es uns immer wieder verdeutlichen, was eigentlich vorrangige und bedeutsame Dinge sind. Dringende Dinge benötigen unsere sofortige Aufmerksamkeit. Das ist zum Beispiel ein klingelndes Telefon. Doch ist es wirklich wichtig? Wie viele Deiner gesamten Telefonate waren wirklich wichtig? Trotz allem greifen die meisten instinktiv zum Hörer, anstatt erst zu überlegen, wie notwendig dieser Anruf überhaupt ist.

Im Umkehrschluss bedeutet dies auch, dass der Mensch, der so reagiert, lediglich ein reaktiver Mensch ist. Er kann seine Umwelt nicht kontrollieren, sondern lässt sich von dieser kontrollieren. Zum Teil entscheidet er sich auch bewusst für diese dringenden Aufgaben. Denn sie sind einfach umzusetzen, benötigen wenig Energie und man hat ein gutes Gefühl nach der Erledigung.

Essentielle Aufgaben hingegen bringen uns entscheidend weiter. Sei es nun bei einem Projekt oder bei persönlichen Werten. Erfolgreiche Leute denken erst nach, ob die Erledigung nun wirklich essentiell für das Projekt ist oder eben nicht. Hier kann man sich ganz konkret fragen, ob dadurch das Projektziel schneller erreicht werden kann. Durch diese kleinen Tipps kannst Du enorm viel Zeit sparen und effizienter werden.

Damit Du das noch besser verstehst, wollen wir jeden einzelnen Bereich des Eisenhower Prinzips nun noch einmal etwas genauer besprechen. Du musst es Dir wirklich verinnerlichen.

Feld 1: wichtig und dringend

Die Dinge, die in diesem Feld stehen, müssen schleunigst bearbeitet werden. Hierbei ist es ganz egal, ob es nun das Berufs- oder Privatleben ist. Wir erkennen solche Projekte in unserem Leben daran, dass wir sie häufig als Krisen oder Probleme bezeichnen. Allerdings sind wir selbst schuld, wenn solche Dinge auftreten. Denn wir haben uns dann komplett nur auf diesen Quadranten konzentriert und nichts anderes mehr gemacht.

Personen, die ausschließlich in diesem Bereich arbeiten, sind Krisenmanager. Sie arbeiten problemorientiert. Brände müssen schnellstmöglich gelöscht werden, aber wirklich voran kommen diese Personen nicht. Sie bleiben auf der Stelle stehen, obwohl sie ständig arbeiten und Stress haben. Denn nach einer Krise kommt die nächste Krise.

Dadurch, dass solche Leute immer nur Brände löschen und unglaublich viel Stress haben, brennen diese auf Dauer aus. Es hinterlässt keine seelischen oder physischen Schäden, sondern teilweise komplette Leere. Hier spreche ich vom Burnout-Syndrom.

Aber auch körperliches Leiden ist keine Seltenheit. Es kommt häufig zu Kopfschmerzen, Verdauungsproblemen, Schlafstörungen sowie Schmerzen im Nacken und Rücken. So entstehen zum Teil sogar Bandscheibenvorfälle oder Tumore.

Es ist nicht wirklich einfach, diese Arbeitsweise zu ändern, aber es muss Deine Priorität sein, wenn Du derzeit so lebst.

Bereich 3: dringend aber unwichtig

Solche Personen finden sich oftmals in der Opferrolle wieder. Sie arbeiten die ganze Zeit an vermeintlich bedeutsamen Aufgaben, aber das ist gar nicht der Fall. Dadurch entstehen oftmals Krisen oder ganze Katastrophen, da die Brände nicht rechtzeitig gelöscht wurden und immer weitergewachsen sind.

Gesundheit ist hier ein sehr gutes Beispiel. Dieser Aspekt sollte im zweiten Feld wiederzufinden sein und nicht im dritten oder ersten. Ansonsten müssen solche Personen in Zukunft dann die gesundheitlichen Konsequenzen dafür tragen.

Ferner laufen diese Personen auch oftmals ungenutzten Chancen hinterher. Schließlich wurden wichtige und vordringliche Aufgaben nicht erkannt, sodass sich zulange mit alten und unwichtigen Aufgaben aufgehalten wird.

Damit Dein dritter Quadrant aber auch nicht stark wächst, solltest Du die Aufgaben aus diesem Bereich delegieren. Es sind Routineaufgaben, die auch ein anderer Mitarbeiter erfüllen kann. Das sollte Dich massiv entlasten. Es kommt ansonsten schnell zu Überforderungen und Überstunden. Du siehst das Problem nicht und dadurch findest Du Dich dann auch in der Opferrolle wieder.

Feld 4: unwichtig und nicht dringend

Wer Zeitmanagement gar nicht kann, der konzentriert sich auf unwichtige und nicht bedrängende Aufgaben. Solltest Du effektiv arbeiten wollen, dann denkst Du am besten gar nicht erst über diese Aufgaben nach, sondern packst sie sofort in den Mülleimer. Die dortigen Erledigungen und Dinge sind reine Ablenkungen.

Folglich ist das Ergebnis ein reines Chaos. Schließlich arbeitet eine solche Person ausschließlich an unnötigen Dingen. Die wirklich bedeutsamen Dinge können nicht effektiv und konzentriert bearbeitet werden. Eine Person, die ausschließlich in diesem Quadranten arbeitet, versucht durch Überstunden das zu kompensieren, was sie nicht geschafft hat.

Da eine solche Arbeitsweise nicht zielführend ist und letztlich nichts wirklich geschafft wird, wird eine solche Person schnell entlassen. Ergebnisse zählen und diese kommen nicht durch das Erledigen von irrelevanten Aufgaben.

Bereich zwei: nicht pressant aber wichtig

Du hast Visionen oder langfristige Ziele? Diese befinden sich dann in diesem Bereich. Es handelt sich hierbei um wirklich wichtige Dinge im Leben, bei denen es sich lohnt, sie zu verfolgen. Wer diesen Bereich der Eisenhower Matrix meistert, ist ein wahrer König im Bereich Zeit- und Selbstmanagement.

Jedoch ist hier das Problem, dass wir keine festen Termine haben. Wir schieben Aufgaben, die uns persönlich weiterbringen, vor uns her und übernehmen lieber die Rolle des Brandbekämpfers und Krisenmanagers. In der Praxis nehmen wir uns zwar immer vor, nach der Abarbeitung des ersten Feldes sich den Quadrant zwei vorzunehmen, aber nur in den wenigsten Fällen gelingt es wirklich.

Auch hier möchte ich nochmal ein paar Tipps geben. Es ist deutlich hilfreicher und effektiver, wenn man sich ausschließlich den Aufgaben in diesem Bereich widmet. Dringlichkeit solltest Du künstlich erzeugen, indem Du Dir selbst Deadlines setzt und Dich dann strikt an diese hältst. Delegiere alles andere oder ignoriere die anderen Aufgaben zu einem gewissen Punkt.

Wenn Dir das nicht ganz gelingt, kannst Du wenigstens versuchen, Dir täglich 2-3 Stunden für diese Erledigungen zu nehmen. Schließlich sind auch die Resultate beeindruckend. Man erreicht mehr Ausgeglichenheit, übernimmt aktiv Verantwortung und Kontrolle über sein Leben und arbeitet an seiner Selbstverwirklichung.

Eisenhower Prinzip: Abschließende Worte

Letztlich möchte ich noch einmal die wichtigsten Aussagen in diesem Artikel herausarbeiten. Am besten beginnst Du danach sofort mit einer Analyse Deiner aktuellen Situation und räumst daraufhin mal Deinen Schreibtisch auf. Sortiere Dich und starte durch!

Im ersten Schritt musst Du Deine Prioritäten und Anliegen einteilen und sortieren. Denke immer daran, dass Wichtigkeit vor Dringlichkeit bei Eisenhower geht. Du solltest täglich an dem zweiten Viereck arbeiten. Streiche hierfür auch Aufgaben aus Feld 1 und 3 und lerne zu delegieren.

Und vergiss niemals Deine langfristigen Ziele. Ich hoffe, ich konnte Dir helfen.

Bis zum nächsten Mal!

Mike Warmeling

 

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