Pareto Prinzip – Die Geheimnisse des Zeitmanagements

Wie das Pareto Prinzip Dein Zeitmanagement verändern kann

Stelle Dir vor, dass Du mit nur einer einfachen Regel Dein Leben komplett auf den Kopf stellen kannst. Das Zauberwort heißt Pareto Prinzip, welches Du für den Beruf, den Haushalt und viele weitere Bereiche einsetzen kannst, um mit weniger mehr zu erreichen. Hinter dieser Regelung steckt die Formel, dass Du mit nur 20% Aufwand 80% des angestrebten Ergebnisses erzielen kannst. Klingt diese Verteilung verlockend für Dich? Du hast dazu Fragen, was genau das ist? Dann hoffe ich, dass ich Dir in diesem Beitrag das Thema ein wenig näherbringen kann.

Definition vom Pareto Prinzip

Pareto Prinzip hat den Ursprung und die Namensgebung durch Vilfredo Pareto. Herr Pareto wurde 1848 in Paris geboren und war vom Beruf ein Ingenieur, Soziologe und Ökonom mit italienischen Wurzeln. Darüber hinaus fand er im Jahr 1906 heraus, dass vier Fünftel (80%) vom gesamten Vermögen in Italien nur ungefähr einem Fünftel (20%) des Volkes gehört.

Dadurch kam er zu dem Entschluss, dass es sich mehr lohnen würde, wenn sich die Banken auf die reichen 20% der Bevölkerung konzentrieren. Dadurch würde die Wirkung erheblich gesteigert werden, welches die restlichen 80% der Einwohner Italiens nicht gefiel und diese mit herber Kritik antworteten.

Die Kritik an sich interessiert uns in diesem Fall nicht, sondern, dass Du verstehst, dass zwanzig Prozent effizienter Arbeitsaufwand ca. achtzig Prozent des Erfolgs ausmachen können.

Das Pareto Prinzip wird auch die 80/20-Regel oder Pareto-Effekt genannt. Mit diesen Schlagwörtern soll lediglich die Symbolik um eine Ungleichverteilung oder ungleiche Balance ausgedrückt werden. Genauer gesagt, ist es die Ungleichheit zwischen dem Mitteleinsatz und dem Ertrag.

Einige Beispiele hierzu wären:

• Das 80% der Aufgaben mit nur 20% der optimal eingesetzten Mühe erledigt werden können.
• Wenn 80% des erreichten Umsatzes von nur 20% der Mitarbeiter (Verkäufer) erzielt werden.
• Es kommt auch nicht selten vor, dass 20% aller Produkte ungefähr 80% des gesamten Lagerplatzes benötigen.
• Oder wenn man schaut, dass circa 80% des ganzen Verkehrs auf nur 20% deutscher Straßen stattfindet.

Anhand der haptischen Veranschaulichung hoffe ich, dass Du es ein Wenig besser nachvollziehen können, wie die 80/20-Richtlinie funktioniert.

So ganz bekannt wurde das Pareto Prinzip aber erst, als der Bezug in Richtung der Organisation, dem Selbstmanagement, der Produktivität und vor allem in der Angelegenheit des zeitlichen Managements aufgenommen wurde.

Nicht selten kommt es vor, dass wertvolle Ressourcen verschwendet werden, die sonst für nützlichere Zwecke genutzt werden können. Das kann passieren, wenn man zu perfektionistisch ist und sich in einzelnen Details oder mit nicht signifikanten Erledigungen aufhält. Es kann sich dann im schlimmsten Fall so anfühlen, als würdest Du keinen sichtbaren Fortschritt verbuchen und gefühlt auf der Stelle stehen.

 

Die Kritik am Pareto Prinzip und was es mit Unzufriedenheit zu tun hat

Es kommt fälschlicher Weise oft vor, dass die beiden Zahlen der 80/20 Regelung falsch verstanden oder interpretiert wird. Oftmals werden sie einfach auf 100% addiert, was aber komplett falsch ist. Die Formel besagt lediglich nur, dass durch zwanzig Prozent des Einsatzes achtzig Prozent des Ertrags generiert werden. Das kann schnell zur Unzufriedenheit mit sich selbst führen.

So gesehen, ist es eigentlich ganz einfach und zwar darf man nicht die 20% Arbeitsaufwand mit den 80% Ertrag addieren. Dadurch würde die ganze Formel keinen Sinn mehr ergeben.

Ein weiterer Fehler ist, dass der Zusammenhang des Paretoprinzips meist falsch ausgelegt wird. Es ist richtig und wesentlich einschneidender, sich auf die wichtigen 20% zu fokussieren, weil diese den größten Anteil an der Produktivität erwirtschaften. Man darf bei dem Ganzen die anderen 80% nicht außer Acht lassen, weil diese nicht verzichtbar sind.

Ein Beispiel hierzu wäre, dass es im Beruf immer Arbeiten gibt, die nicht wirklich produktiv sind, wie das Beantworten der E-Mails oder das Sortieren der Akten. Dennoch sind sie unerlässlich und müssen gemacht werden, sonst könnte die nicht Bearbeitung fatale Konsequenzen mit sich bringen. Damit wollte ich nur zur einmal zeigen, dass es nicht nur reicht, die 20% zu bearbeiten, sondern auch die weiteren 80%.

Das Pareto Prinzip als Methode für das Zeitmanagement

Die Regel von Vilfredo Pareto kann man auch sehr gut im Beruf, Privatleben oder auch im Studium einsetzen. Bei der Bearbeitung eines Projektes kann die Zeitmanagementmethode – wie das Eisenhower Prinzip – sehr vom Vorteil sein. Es geht darum, jeden Teil des Projektes auf ihrer Wichtigkeit zu erforschen und zu priorisieren. Anhand dieser Prioritätenliste ist es möglich, auszufiltern welche Teilaufgaben das größte Ergebnis erwirtschaften. Gemäß der Pareto-Regel wird dann das Ziel auf die elementaren 20% des Anliegens gelegt, die 80% des Ergebnisses ausmachen.

Ich werde für das weitere Verständnis den Bezug zum Arbeitsplatz erwägen, um es für dich ein Wenig anschaulicher zu gestalten.

Beispiele für Zeitdiebe im Beruf

• In deinem persönlichen Arbeitsstil
• In persönlichen Schwächen
• Durch die Störung anderer Individuen
• Probleme in der eigenen Arbeitsorganisation
• In Schwachstellen der Zusammenarbeit

Fehlende Kompetenz im Arbeitsstil

• Versuche einmal, dir hierzu einen völlig überhäuften und unaufgeräumten Arbeitsplatz vorzustellen, auf dem Du so schnell es geht etwas finden musst, was Du exakt in diesem Moment benötigst, um einen Kunden die passende Antwort zu geben – nahezu unmöglich.
• Durch ein unstrukturiertes Ablagesystem lassen sich nur schwer die Dokumente finden, die Du beispielsweise bei der Erstellung einer Rechnung benötigst, welche Du aber mit ewigem Suchen erst finden.
• Bei zu häufigem Lesen von Texten oder E-Mails, das dich zu viele zeitliche Ressourcen kostet

Persönliche Schwächen

• Bei der Unentschlossenheit im Job kann es auch passieren, dass man zu viel über eine Entscheidung nachdenkt, anstatt zu handeln.
• Fehlende Fähigkeiten, um die Stelle oder die Aufgabe optimal ausführen zu können, weil man sich vielleicht Hilfe dazu holen muss.
• Fehlende Disziplin, um dich selbst zu motivieren kann dazu führen, dass man den Auftrag nicht direkt macht oder viel mehr hintenanstellt.
• Ein „Ja“ Sager sein. Bedeutet so viel wie, dass man immer Ja sagt, auch wenn man eigentlich keine freien Ressourcen dafür hat. Darum darf man auch ruhig mal nein sagen.

Störung durch Individuen

• E-Mail, Telefon oder SMS können dann störend sein, wenn Du Deine Tätigkeit unterbrichst.
• Durch den Besuch unangemeldeter Besucher kann der Arbeitsverlauf unterbrochen werden und man weiß unter Umständen nicht mehr, wo man zuletzt war.
• Unnötige und schlecht vorbereitete Meetings rauben mehr Zeit, als das Du einen Nutzen hast.
• Starke Ablenkung durch Lärm im Umfeld kann einen dem Fokus zum effizienten Arbeiten rauben.

Probleme in der eigenen Arbeitsorganisation

• Nicht definierte Ziel- oder Prioritätensetzung kann dazu führen, dass man den Arbeitsauftrag auch zweimal machen muss, da es beim ersten Mal nicht so war, wie gewünscht.
• Änderung der Priorität führt oft dazu, dass Arbeitsschritte unnötigerweise gemacht werden.
• Keine Strukturierung des Tagesablaufes kann Dir den Zeitrahmen sprengen, weil einige Aktivitäten länger brauchen, als gedacht.

In Schwachstellen der Zusammenarbeit

• Durch endlose Gespräche am Telefon oder in Meetings, die man eigentlich auch kürzer halten könnte.
• Eine fehlleitenden durch zu lange oder zu kurze Kommunikation, wo man zu wenig Information bekommt, um perfekt zu handeln.
• Informationen, die entweder unvollständig oder nicht zur richtigen Termin abrufbar sind, könne ein Vorrankommen unnötig behindern.

Das sind jetzt nur einige Anregungen, die Dir während des Berufs passieren können. Es gibt natürlich noch viele weitere, die es im Einzelnen dann zu betrachten gilt. Wenn Du jetzt nur einmal dran denkst, welche dieser Störfaktoren Du durch die Verwendung der 80/20-Regel ausmerzen kannst und somit mehr Freiraum gewinnst, um wichtigeres zu tun. Wäre das nicht toll?

Paretoprinzips Anwendungsbereich Alltag

Die Berücksichtigung der eigenen Bedürfnisse in der Freizeit spielen neben der Arbeit eine große Rolle.

Das Pareto-Prinzip kann Dir auch dabei von Vorteil sein. Hierzu ein paar Anregungen wie der Einsatz im Alltag aussieht:

• Nehmen wir einmal an, dass Du Deine Wohnung oder Dein Haus aufräumen willst. Dafür planst Du ungefähr fünf Stunden ein, welches natürlich nur ein fiktiver Wert ist. Jetzt bekommst Du den Anruf, dass der Besuch von guten Freunden aber schon in einer Stunde kommt. Was sollst Du jetzt tun? Du führst die sichtbaren Arbeiten als erstes aus, damit die Wohnung oder das Haus so sauber wie möglich aussieht. Mit der Priorisierung hast Du ca. 80% der Arbeit in nur 20% der Zeit beenden können.
• Die Verwendung bei Sport wäre, wenn Du mit nur 20% deiner angewandten Zeit zu 80% auf deinen sportlichen Werdegang auswirken. Auch das kann man ganz einfach beschreiben und zwar, wenn man mit nur einer Übung den Großteil aller Muskelgruppen trainiert anstatt mit vielen verschiedenen Übungen.
• Man trägt nahezu 80% des Tages nur 20% der Kleidung, die man besitzt. Hierbei gilt, nach dem zu schauen, was man wirklich benötigt.
• Es ist auch häufig so, dass man 80% seiner Zeit mit nur 20% der Menschen verbringt, die man kennt. Das liegt daran, dass Du die Prioritäten so ausgelegt hast, dass Du deine gewonnene Freizeit lieber mit den Personen verbringst, die Du liebst und schätzt.

Es ist nun einmal so, dass die meisten Personen nach Perfektion streben (100%). Das ist aber nicht immer von Nöten und verschwendet zu gleich nur wertvolle Energie, was Dir unnötigen Stress bereiten kann. Anstatt Erledigungen zu bearbeiten, die keinen adäquaten Mehrwert haben, solltest Du dich auf die wirklich essenziellen Dinge konzentrieren wie bei der Veranschaulichung des Aufräumens der Unterkunft.

Anwendung im Studium

Das Pareto Prinzip lässt sich auch hier ganz ohne Probleme anwenden. Wenn Du in diesem Fall eine Ausarbeitung für eine PowerPoint Präsentation hast, welche Du in nur zwei Tagen fertig gestellt haben sollst, musst Du abwägen, welche Arbeiten die größte Wirkung und Nutzen haben. Diese filterst Du heraus und bearbeiten Du als erstes.

Das hat den Nutzen, dass das größte Pensum als erstes gemacht ist und somit der Großteil geschafft wurde. Die Kleinigkeiten kannst Du hinterher machen, welche nicht ganz so wichtig sind, wie die Hintergrundfarbe, das Design oder vieles andere. Mit der Einstufung hast Du den bestmöglichen Ausgang erzielt.

Nachteile des Pareto Prinzip

Bei den ganzen Vorteilen, die diese Regel mit sich bringt, werden häufig die Nachteile vergessen.

Das wäre zu einem die Ermüdung. Wer viel Zeit in die Arbeit investiert, vergisst es auch gerne mal, zu schlafen. Fakt ist, der Körper benötigt ca.7 Std. Schlaf, um sich zu erholen. Dies ist nötig, um dem Gehirn die notwendige Ruhephase zu geben, um kreativ und produktiv zu bleiben. Die Nicht-Einhaltung der Ruhephasen kann zu einer Übermüdung führen und diese endet nicht selten in einem Burnout.

Es kann auch schnell passieren, dass man sich überarbeitet und verlernt sich zu entspannen. Die Symptome können Konzentrationsschwäche und Stress sein, was nicht selten zu Frust im Job führt.

Die Folgen sind nicht zu missachten. Der menschliche Körper mag diesen Stress und Druck eine gewisse Dauer Stand halten, was sich an einem Anstieg Deiner Effizienz zeigt. Nach dem Hoch kommt dann aber ganz schnell ein Tief. Wer dieses verhindern möchte, sollte das Paretoprinzip nicht falsch anwenden, um produktiv und konzentriert zu bleiben.

Die Top 4 Übungen zum Gebrauch des Pareto-Prinzips

• Das Tempo erhöhen: Um die gesetzten Deadlines so wirksam wie möglich zu erledigen oder sogar darüber hinaus zu erfüllen.
• Tagebuch führen: Führe Protokoll über Deinen Tag und analysiere ihn. Bewerte ihn nach den Tätigkeiten, die erfolgreich waren und schaue, was deine Zeit verschwendet hat. Dadurch kannst Du lernen, die Erfolge zu optimieren und die Misserfolge zu minimieren.
• ABC-Analyse: Versuche einmal zu schauen, welche Aufgaben an deinem Tag wirklich wichtig sind und ordne die in Kategorien ein. Kategorie-A hat die höchste Priorität und somit auch die meiste Wichtigkeit. Die B-Kategorie sind Dinge mit einer geringeren Wichtigkeit und die C-Kategorien sind die mit dem geringsten Mehrwert. Anhand dieser Aufstellung kannst Du Deine Erledigungen terminieren und durchführen bzw. abarbeiten.
• Projektgliederung: Erstelle eine Liste von Dingen, die für das jeweilige Projekt getätigt werden müssen. Versuche jetzt diese abzuschätzen, wie lange jeder Schritt dauern würde, und rechne diese auf das Gesamtprojekt in Prozent aus. Suche die 5 oder 6 prozentual größten Teilabschnitte aus und gehen diese direkt als erstes an. Dadurch erlangst Du die größte Wirkung mit der kleinsten Mühe.

Yerkes-Dodson-Kurve

Erfunden im Jahre 1908 von Robert Yerkes und John D. Dodson, die gleichzeitig auch Namensgeber sind. Die Yerkes-Dodson-Kurve beschreibt die kognitive Leistungsfähigkeit in der Abhängigkeit von emotionalen Aktivitäten. Viele Individuen denken, wenn Du schneller, härter oder stärker arbeitest, hast Du auch gleichzeitig mehr Erfolg. Das stimmt auch bis zu einem gewissen Maß, aber darüber hinaus ist es leider nicht mehr der Fall. Versuche dir einmal vorzustellen, dass die Leistungskurve ein umgekehrtes U sei. In der Mitte ist das perfekte Zusammenspiel zwischen Leistungsfähigkeit und körperlichen Anspannung – das sogenannte Leistungsoptimum. Alles, was darüber hinaus mehr geleistet wird, ist zwar gut, aber nicht annährend mehr so effizient, wie man es sich erhofft.

Gefahr bei der Auslegung der 80/20-Regel

Die Regel wird manchmal falsch interpretiert. Sie wird oft dafür genutzt, dass die ersparte Zeit eine Rechtfertigung für die Faulheit ist. Das wäre in dem Fall ein ganz falscher Ansatz und Du würdest dich damit selber betrügen. Der gewonnene Zeitraum soll nicht mit Faulenzen gefüllt werde, sondern mit den Dingen, die Du schon immer mal machen wolltest oder vorher nicht bewerkstelligen konntest.

Fazit zum Pareto Prinzip

Bei der Nutzung der 80/20-Regel geht es jetzt nicht darum, jeden einzelnen Schritt oder jede Aufgabe akribisch in Prozent umzurechnen. Es geht vielmehr darum herauszufinden, welches den größten Gewinn mit dem kleinsten zeitlichen Einsatz erzielt. Damit kannst Du viel Mühe und Kraft sparen, die Du lieber in Dinge stecken kannst, die dir wirklich mehr Mehrwert bringen. Sei es nur deinen Tagesablauf zu planen oder deinen Arbeitstag besser zu Strukturieren. So erwirtschaftest Du die besten Ergebnisse für Dein Privatleben, das Unternehmen oder deine Karriere.